7.1. PODSTAWY TYPOGRAFII I ZASADY KORZYSTANIA Z JEDNOLITEGO SZABLONU
Wygląd tekstu zawsze ma wpływ na jego czytelność. W przypadku tekstów typowych jest dodatkowo ważne, żeby zawsze wyglądały tak samo – dlatego wszystkie akty prawne ogłaszane w dziennikach urzędowych korzystają z takiej samej czcionki i mają taki sam układ na stronie (na przykład odległości między wierszami i między akapitami). Zasada ta nie dotyczy tylko załączników, takich jak tabele lub wzory dokumentów.
W epoce przed powszechnym użyciem komputerów jedyną istotną postacią aktu prawnego, podobnie jak każdego innego dokumentu, była jego postać papierowa. Liczył się tylko ostateczny wygląd, a nie sposób jego otrzymania. Obecnie teksty przygotowywane w postaci cyfrowej także są często drukowane i ich postać papierowa musi spełniać wymagane standardy (wielkość czcionki, podział na strony, marginesy itp.). Wiele osób woli korzystać z takiej właśnie postaci. Jednakże taki tekst ma także swoją postać cyfrową, zapisaną w pliku komputerowym. Ten plik można przeglądać na ekranie monitora, a osoby niepełnosprawne mogą go odczytywać lub odsłuchiwać za pomocą odpowiednich czytników. I – co być może jest najważniejsze – pliki można ponownie wykorzystać do tworzenia poprawionej wersji dokumentu (albo do nadania innego wyglądu, np. dostosowanego do szerokości ekranu). Plik cyfrowy może także być automatycznie przetwarzany przez programy komputerowe; w przypadku aktów prawnych można w ten sposób tworzyć bazy danych aktów podzielonych na jednostki redakcyjne, tworzyć teksty ujednolicone itp.
Przy tworzeniu dokumentu w postaci elektronicznej jest więc istotny nie tylko wygląd po wydrukowaniu na papierze, lecz także sposób zapisu w pliku.
WAŻNE Szczegółowy sposób uzyskiwania efektów opisanych w tej części poradnika zależy od użytego programu – edytora tekstów (Microsoft Word, Open Office Writer, Libre Office Writer), a często także od wersji programu. Podajemy więc przede wszystkim ogólne zasady, dotyczące wszystkich współczesnych edytorów. Przykłady odnoszą się do programu Microsoft Word, określanego po prostu jako Word, ze względu na jego największą popularność. |
Wszystkie funkcje edytora są dostępne za pośrednictwem wstążki poleceń, mogą także być wstawiane do paska narzędzi szybkiego dostępu, wyświetlanego zwykle na górze okna edytora.
Użytkownik może również zdefiniować tzw. skróty klawiszowe, czyli sekwencje klawiszy, których naciśnięcie generuje znak (np. dla znaku paragrafu można zdefiniować kombinację prawy klawisz Alt i litera P) lub uruchamia jedną z funkcji. Przy opisie skrótów klawiszowych będziemy stosowali popularną konwencję, w której poszczególne znaki łączy się znakiem dodawania. Tak więc Alt+X oznacza naciśnięcie klawisza X przy naciśniętym klawiszu Alt, a Ctrl+Shift+spacja – naciśnięcie spacji przy naciśniętych klawiszach Ctrl i Shift.
PRZYDATNE WSKAZÓWKI Wiele użytecznych skrótów klawiszowych jest zdefiniowanych domyślnie przy instalacji edytora na komputerze. Najczęściej stosowane są: Ctrl+B pogrubienie zaznaczonego tekstu (ang. bold) Ctrl+I oznaczenie zaznaczonego tekstu kursywą (ang. italics) Ctrl+U podkreślenie zaznaczonego tekstu (ang. underline) Ctrl+S zapisanie aktualnej treści dokumentu na dysku (ang. save) Ctrl+A zaznaczenie całej treści dokumentu (albo nagłówka lub stopki, jeśli tam jest kursor, ang. all) Ctrl+C skopiowanie zaznaczonego fragmentu tekstu (lub innego obiektu, np. tabeli albo rysunku) do schowka (ang. copy) Ctrl+X przeniesienie zaznaczonego fragmentu tekstu (lub innego obiektu, np. tabeli albo rysunku) do schowka (ang. extract) Ctrl+V wstawienie zawartości schowka w miejscu kursora Ctrl+Z cofnięcie ostatniej czynności Ctrl+F wyświetlenie menu wyszukiwania (ang. find) |
Aby ujednolicić sposób przygotowywania projektów aktów prawnych, w 2012 r. w Rządowym Centrum Legislacji opracowano jednolity szablon aktów prawnych. Jego pełna funkcjonalność jest dostępna w Wordzie, ale sam szablon może być wykorzystany także przez inne edytory tekstów. Szablon określa cechy tekstu na poziomie znaków (krój i wielkość czcionki) oraz akapitów (wygląd poszczególnych jednostek redakcyjnych). Obowiązek stosowania jednolitego szablonu w administracji rządowej wynika z decyzji Stałego Komitetu Rady Ministrów z 4 października 2012 r., a na podstawie dwustronnych porozumień korzystają z niego także legislatorzy w Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu i Kancelarii Prezydenta RP.
WAŻNE Jednolity szablon aktów prawnych wraz z instrukcją obsługi jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod adresem: https://rcl.gov.pl/legislacja/szablon-projektu-aktu-normatywnego/ W dokumentach przygotowanych na podstawie jednolitego szablonu wstążka poleceń wygląda inaczej niż w standardowym Wordzie. Niektóre polecenia są zablokowane, ale są dodane nowe, tzw. makroinstrukcje, ułatwiające przygotowanie tekstu. |
Edytory oferują mechanizmy, które pozwalają przygotować tekst tak, aby wyglądał zgodnie z oczekiwaniami po wydrukowaniu, ale także aby zachowywał prawidłowy wygląd nawet po dokonaniu zmian. Zapewne nikt już nie naciska klawisza Enter na końcu wiersza – każdy wie, że klawisz ten służy do podziału tekstu na logiczne akapity, natomiast podział akapitu na wiersze odbywa się automatycznie. Jest jednak kilka innych typowych sytuacji, w których autorzy tekstu często nie wykorzystują istniejących możliwości, stosują natomiast środki, które wprawdzie pozwalają osiągnąć oczekiwany wygląd, ale powodują problemy po zmodyfikowaniu tekstu, rozmiaru strony lub innych podobnych parametrów.
PRZYDATNE WSKAZÓWKI Aby wprowadzić wcięcie pierwszego wiersza akapitu, nie należy wstawiać kilku odstępów (spacji) ani znaku tabulacji, lecz odpowiednio określić szerokość tego wcięcia jako atrybut akapitu. Dzięki temu wcięcie zawsze będzie miało taką samą szerokość (we wszystkich akapitach). Poza tym w przyszłości będzie można łatwo tę szerokość zmienić. • Aby wprowadzić dodatkowy odstęp między kolejnymi akapitami, nie należy wstawiać pustego wiersza. Jeśli tak zrobimy, to w przypadku gdy pierwszy akapit znajdzie się na końcu strony, kolejny będzie przesunięty o jeden wiersz od początku kolejnej strony. Poprawnym postępowaniem będzie odpowiednie ustalenie atrybutu dodatkowego odstępu po pierwszym akapicie (lub przed drugim). • Aby mieć pewność, że wiersz nie zostanie przełamany w niewłaściwym miejscu (np. po jednoliterowym spójniku albo wewnątrz konstrukcji 1000 m), nie należy wymuszać przejścia do nowego wiersza przez wstawienie kilku spacji albo znaku przejścia do nowego wiersza (a tym bardziej znaku końca akapitu). Dodanie (lub usunięcie) w przyszłości choćby jednego wyrazu prawdopodobnie spowoduje, że te znaki znajdą się w środku wiersza. Prawidłowym rozwiązaniem jest zastosowanie tzw. nierozdzielającej spacji, czyli znaku, który wygląda jak spacja, ale jest traktowany jako litera – ma stałą szerokość i nie jest miejscem podziału wiersza (w Wordzie służy do tego kombinacja klawiszy Ctrl+Shift+spacja). • Aby sprawić, że dwa kolejne akapity zawsze znajdą się na jednej stronie (np. zapowiedź wyliczenia i pierwszy punkt albo ostatni punkt i część wspólna punktów), nie należy wstawiać dodatkowych wierszy przed pierwszym z tych akapitów. Nie należy także wstawiać znaku przejścia do nowej strony. Wprawdzie w pierwszej chwili osiągniemy pożądany efekt, ale kolejne zmiany w tekście zburzą tę konstrukcję. Zamiast tego należy nadać pierwszemu z akapitów atrybut „razem z następnym”. |
Podstawowymi elementami składowymi dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej, które mają wpływ na jego wygląd i czytelność, są atrybuty czcionki (czyli wygląd poszczególnych znaków w tekście) oraz atrybuty akapitów.
Czcionka
Korzystając z edytora tekstu i ekranu albo drukarki, mamy do dyspozycji wiele różnych czcionek różniących się kształtem (krojem pisma). Dzielą się one na szeryfowe (z niewielkimi kreskami na końcach) i bezszeryfowe (bez takich kresek), a także na jednoelementowe (szerokość kreski w każdym znaku jest taka sama) i dwuelementowe (szerokość kreski się zmienia). Zwykle czcionki szeryfowe są jednocześnie dwuelementowe – najpopularniejszą taką czcionką jest Times New Roman. Z kolei czcionki bezszeryfowe są zazwyczaj jednoelementowe, tak jak Arial. Tę książkę złożono bezszeryfową jednoelementową czcionką Calibri Light.
Tradycyjnie w druku stosowano czcionki szeryfowe dwuelementowe, dlatego czcionka Times New Roman jest używana przy ogłaszaniu aktów prawnych w Polsce i stanowi podstawę jednolitego szablonu aktów prawnych. Użytkownik nie może tego zmienić. Można natomiast samodzielnie dobierać czcionkę w innych dokumentach, a także w załącznikach do aktów prawnych (programach, raportach itp.). Należy to jednak robić z umiarem i rozsądkiem. Najbezpieczniej będzie w jednym dokumencie korzystać tylko z jednego kroju czcionki. Jeśli istnieją powody do używania w celu wyróżnienia fragmentów tekstu (np. tytułów) innego kroju, to należy dobierać czcionki należące do jednej rodziny, zwykle pochodzące od jednego autora. Firma Microsoft opracowała taką rodzinę czcionek o podobnym wyglądzie: bezszeryfowe Calibri, Candara i Corbel, szeryfowe Cambria i Constantia oraz przypominającą czcionkę maszyn do pisania (znaki o stałej szerokości) Consolas – tego typu czcionka bywa używana w instrukcjach obsługi programów komputerowych do wyróżniania tekstów wpisywanych przez użytkownika.
Każda czcionka może być użyta w wielu różnych rozmiarach (w typografii mówi się o stopniach pisma). Rozmiar tradycyjnie określa się w punktach drukarskich – 1 punkt odpowiada 1/72 cala, czyli ok. 1/3 mm, przy czym podany rozmiar w przybliżeniu określa wysokość znaku nawiasu. Należy pamiętać, że w przypadku znaków o tym samym rozmiarze należących do różnych krojów odczucie wizualne może być różne – np. tekst zapisany czcionką Times New Roman jest wyraźnie mniejszy od tekstu zapisanego czcionką Nirmala tej samej wielkości. Zwykle w tekście przewidzianym do druku stosuje się czcionkę w rozmiarze ok. 10 pkt, natomiast w tekście o charakterze roboczym (np. projekty aktów prawnych na etapie prac legislacyjnych) – nieco większą (np. 12 pkt – taka czcionka jest zastosowana w jednolitym szablonie). Mniejszą czcionkę stosuje się w przypisach.
W przypadku dokumentów w formie elektronicznej przeznaczonych wyłącznie do wyświetlania na ekranie komputera rozmiar czcionki ma mniejsze znaczenie – zwykle czytelnik może powiększyć lub zmniejszyć wyświetlany tekst.
W przypadku każdej czcionki można stosować wyróżnienia:
- pogrubienie – w aktach prawnych dotyczy ono tytułów, oznaczenia artykułów (Art.) w ustawach i paragrafów (§) w rozporządzeniach; w ogłaszanych tekstach jednolitych jest stosowane w przypadku przepisów oczekujących na wejście w życie
- kursywę – w aktach prawnych zapisuje się nią nazwy obcojęzyczne (np. bakteria Escherichia coli); w tekstach jednolitych kursywą zaznacza się przepisy, które już nie obowiązują
- podkreślenie – dotyczy ono odsyłaczy do stron internetowych (tzw. hiperłączy), np. https://rcl.gov.pl
WAŻNE Nie należy korzystać z podkreślenia do wyróżniania fragmentów tekstu – zmniejsza to czytelność. Taka praktyka była powszechna w epoce przedkomputerowej, gdy korzystano z tradycyjnych maszyn do pisania. Obecnie pogrubienie i kursywa stanowią dużo lepsze rozwiązanie |
- WERSALIKI – w połączeniu z pogrubieniem są stosowane do określenia rodzaju aktu i organu, który go wydaje:
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA CYFRYZACJI
Tekst zapisany powyżej po skopiowaniu i zmianie czcionki na zwykłą (bez wyróżnień) wygląda następująco:
Rozporządzenie
Ministra Cyfryzacji
Oczywiście ten sam efekt na papierze czy na ekranie można uzyskać, zapisując tekst wielkimi literami. Ale wówczas, jeśli będziemy kiedyś potrzebowali tytułu bez żadnych wyróżnień (np. przy tworzeniu skorowidza lub innego wykazu na stronie internetowej), to dużo trudniej będzie go uzyskać automatycznie.
PRZYDATNE WSKAZÓWKI Do wyboru kroju, wielkości oraz sposobu wyróżnienia tekstu służą odpowiednie panele sterujące i przyciski edytora. Ich szczegółowe rozmieszczenie i działanie zależy od programu i jego wersji – pełny opis tego zagadnienia wykracza poza ramy tej książki. W Wordzie do zastosowania pogrubienia, kursywy i podkreślenia służą odpowiednio skróty klawiszowe Ctrl+B, Ctrl+I i Ctrl+U. Edytory pozwalają korzystać także z innych wyróżnień, np. przekreślenia pojedynczego lub podwójnego albo zaznaczenia kolorem. Nie mają one zastosowania w projektach aktów prawnych i nie są dozwolone w jednolitym szablonie. |
WAŻNE Należy wspomnieć o szczególnie niebezpiecznym sposobie wyróżnienia tekstu – tzw. tekście ukrytym. Tak zaznaczony tekst nie pojawia się w druku. Może także nie być widoczny na ekranie (to zależy od ustawień edytora); stanowi jednak część tekstu i może być łatwo przywrócony. Niektórzy użytkownicy stosują to wyróżnienie w celu ukrycia wersji roboczej fragmentów tekstu, jednak jest to bardzo niebezpieczne. Pozostawienie tekstu ukrytego w projekcie aktu prawnego może budzić podejrzenie próby fałszerstwa przez ukrycie fragmentu tekstu przed osobami akceptującymi czy podpisującymi. |
Znaki i symbole
Przy pisaniu prostych tekstów zwykle wystarczają znaki dostępne bezpośrednio z klawiatury: małe i wielkie litery alfabetu angielskiego, małe i wielkie litery alfabetu polskiego, cyfry i najważniejsze znaki interpunkcyjne. Na klawiaturze nie ma jednak kilku istotnych znaków, takich jak znak waluty euro (€), bardzo potrzebny znak paragrafu (§), a także litery obcojęzyczne (takie jak ü i Á).
PRZYDATNE WSKAZÓWKI Każdy edytor pozwala wstawić większość znaków z listy lub tabeli, którą można wyświetlić na ekranie. W Wordzie tablica symboli zawiera symbole podzielone na kategorie, m.in. symbole walut i symbole matematyczne. |
Zestaw znaków dostępnych w edytorach i w innych programach oraz sposób ich zapisywania w plikach komputerowych (tzw. kodowania) zmieniał się na przestrzeni lat. Obecnie wszystkie komputery korzystają z tzw. Unikodu, czyli zestawu obejmującego wszystkie używane alfabety świata (w tym ideogramy chińskie), a także dodatkowe symbole graficzne używane w poligrafii do składania formularzy czy ogłoszeń (oraz do ozdabiania tekstów publikowanych w Internecie).
Wersja 14.0.0, ogłoszona we wrześniu 2021 r., obejmuje 144 697 znaków. Każdy znak ma swój jednoznaczny kod, zapisywany w postaci cztero- lub pięciocyfrowej liczby szesnastkowej (tzn. z użyciem cyfr 0–9 i dodatkowo liter A–F lub równoważnie a–f). Na przykład litera Ą ma kod 0105 (zwykle zapisuje się go jako U+0105), litera ś – U+015B, znak paragrafu – U+00A7. Użyte w tej książce symbole akceptacji ✓ i odrzucenia (błędu) × mają odpowiednio kody U+2705 oraz U+274E.
DLA ZAINTERESOWANYCH Każdy znak w Unikodzie poza numerem ma także swoją jednoznaczną angielską nazwę, np. litera Á nazywa się LATIN CAPITAL LETTER A WITH ACUTE, a litera Ą – LATIN CAPITAL LETTER A WITH OGONEK. Wspomniane powyżej znaki akceptacji i odrzucenia nazywają się WHITE HEAVY CHECK MARK i NEGATIVE SQUARED CROSS MARK. Wraz z pandemią COVID-19 popularność zyskały takie emotikony, jak twarz z maseczką medyczną |