Ciekawostki

Szczegółowy sposób uzyskiwania efektów opisanych w tej części poradnika zależy od użytego programu – edytora tekstów (Microsoft Word, Open Office Writer, Libre Office Writer), a często także od wersji programu. Podajemy więc przede wszystkim ogólne zasady, dotyczące wszystkich współczesnych edytorów. Przykłady odnoszą się do programu Microsoft Word, określanego po prostu jako Word, ze względu na jego największą popularność. 

Wiele użytecznych skrótów klawiszowych jest zdefiniowanych domyślnie przy instalacji edytora na komputerze. Najczęściej stosowane są: 

Ctrl+B pogrubienie zaznaczonego tekstu (ang. bold) 
Ctrl+I oznaczenie zaznaczonego tekstu kursywą (ang. italics) 
Ctrl+U podkreślenie zaznaczonego tekstu (ang. underline) 
Ctrl+S zapisanie aktualnej treści dokumentu na dysku (ang. save) 
Ctrl+A zaznaczenie całej treści dokumentu (albo nagłówka lub stopki, jeśli tam jest kursor, ang. all) 
Ctrl+C skopiowanie zaznaczonego fragmentu tekstu (lub innego obiektu, np. tabeli albo rysunku) do schowka (ang. copy) 
Ctrl+X przeniesienie zaznaczonego fragmentu tekstu (lub innego obiektu, np. tabeli albo rysunku) do schowka (ang. extract) 
Ctrl+V wstawienie zawartości schowka w miejscu kursora 
Ctrl+Z cofnięcie ostatniej czynności 
Ctrl+F wyświetlenie menu wyszukiwania (ang. find)

Jednolity szablon aktów prawnych wraz z instrukcją obsługi jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod adresem:
 https://rcl.gov.pl/legislacja/szablon-projektu-aktu-normatywnego/ 

W dokumentach przygotowanych na podstawie jednolitego szablonu wstążka poleceń wygląda inaczej niż w standardowym Wordzie. Niektóre polecenia są zablokowane, ale są dodane nowe, tzw. makroinstrukcje, ułatwiające przygotowanie tekstu.

• Aby wprowadzić wcięcie pierwszego wiersza akapitu, nie należy wstawiać kilku odstępów (spacji) ani znaku tabulacji, lecz odpowiednio określić szerokość tego wcięcia jako atrybut akapitu. Dzięki temu wcięcie zawsze będzie miało taką samą szerokość (we wszystkich akapitach). Poza tym w przyszłości będzie można łatwo tę szerokość zmienić.  
• Aby wprowadzić dodatkowy odstęp między kolejnymi akapitami, nie należy wstawiać pustego wiersza. Jeśli tak zrobimy, to w przypadku gdy pierwszy akapit znajdzie się na końcu strony, kolejny będzie przesunięty o jeden wiersz od początku kolejnej strony. Poprawnym postępowaniem będzie odpowiednie ustalenie atrybutu dodatkowego odstępu po pierwszym akapicie (lub przed drugim). 
• Aby mieć pewność, że wiersz nie zostanie przełamany w niewłaściwym miejscu (np. po jednoliterowym spójniku albo wewnątrz konstrukcji 1000 m), nie należy wymuszać przejścia do nowego wiersza przez wstawienie kilku spacji albo znaku przejścia do nowego wiersza (a tym bardziej znaku końca akapitu). Dodanie (lub usunięcie) w przyszłości choćby jednego wyrazu prawdopodobnie spowoduje, że te znaki znajdą się w środku wiersza. Prawidłowym rozwiązaniem jest zastosowanie tzw. nierozdzielającej spacji, czyli znaku, który wygląda jak spacja, ale jest traktowany jako litera – ma stałą szerokość i nie jest miejscem podziału wiersza (w Wordzie służy do tego kombinacja klawiszy Ctrl+Shift+spacja).
• Aby sprawić, że dwa kolejne akapity zawsze znajdą się na jednej stronie (np. zapowiedź wyliczenia i pierwszy punkt albo ostatni punkt i część wspólna punktów), nie należy wstawiać dodatkowych wierszy przed pierwszym z tych akapitów. Nie należy także wstawiać znaku przejścia do nowej strony. Wprawdzie w pierwszej chwili osiągniemy pożądany efekt, ale kolejne zmiany w tekście zburzą tę konstrukcję. Zamiast tego należy nadać pierwszemu z akapitów atrybut „razem z następnym”. 

Nie należy korzystać z podkreślenia do wyróżniania fragmentów tekstu – zmniejsza to czytelność. Taka praktyka była powszechna w epoce przedkomputerowej, gdy korzystano z tradycyjnych maszyn do pisania. Obecnie pogrubienie i kursywa stanowią dużo lepsze rozwiązanie.

Do wyboru kroju, wielkości oraz sposobu wyróżnienia tekstu służą odpowiednie panele sterujące i przyciski edytora. Ich szczegółowe rozmieszczenie i działanie zależy od programu i jego wersji – pełny opis tego zagadnienia wykracza poza ramy tej książki. W Wordzie do zastosowania pogrubienia, kursywy i podkreślenia służą odpowiednio skróty klawiszowe Ctrl+B, Ctrl+I i Ctrl+U. 

Edytory pozwalają korzystać także z innych wyróżnień, np. przekreślenia pojedynczego lub podwójnego albo zaznaczenia kolorem. Nie mają one zastosowania w projektach aktów prawnych i nie są dozwolone w jednolitym szablonie.

Należy wspomnieć o szczególnie niebezpiecznym sposobie wyróżnienia tekstu – tzw. tekście ukrytym. Tak zaznaczony tekst nie pojawia się w druku. Może także nie być widoczny na ekranie (to zależy od ustawień edytora); stanowi jednak część tekstu i może być łatwo przywrócony. Niektórzy użytkownicy stosują to wyróżnienie w celu ukrycia wersji roboczej fragmentów tekstu, jednak jest to bardzo niebezpieczne. Pozostawienie tekstu ukrytego w projekcie aktu prawnego może budzić podejrzenie próby fałszerstwa przez ukrycie fragmentu tekstu przed osobami akceptującymi czy podpisującymi.

Każdy edytor pozwala wstawić większość znaków z listy lub tabeli, którą można wyświetlić na ekranie. W Wordzie tablica symboli zawiera symbole podzielone na kategorie, m.in. symbole walut i symbole matematyczne.

Każdy znak w Unikodzie poza numerem ma także swoją jednoznaczną angielską nazwę, np. litera Á nazywa się LATIN CAPITAL LETTER A WITH ACUTE, a litera Ą – LATIN CAPITAL LETTER A WITH OGONEK. Wspomniane powyżej znaki akceptacji i odrzucenia nazywają się WHITE HEAVY CHECK MARK i NEGATIVE SQUARED CROSS MARK. 

Wraz z pandemią COVID-19 popularność zyskały takie emotikony, jak twarz z maseczką medyczną

W Wordzie iwLibre Office Writerze wprowadzono jednolity sposób wstawiania w tekście dowolnych znaków Unikodu. Należy wpisać cztero- lub pięciocyfrowy kod, a następnie Alt+X. Nie jest to jednak wygodne i wymaga zapamiętania lub zapisania kodów znaków. Popularnym znakom lepiej jest przyporządkować skróty klawiszowe lub skorzystać z innych sposobów opisanych w tej części poradnika

W Wordzie znaki specjalne: pauzę, półpauzę, łącznik, łącznik nierozdzielający i łącznik opcjonalny, a także paragraf i cudzysłowy można wprowadzić z zakładki znaków specjalnych w formularzu wstawiania symboli. Dla części z nich są także zdefiniowane wygodne skróty klawiszowe: 

• łącznik opcjonalny: Ctrl+- (minus z klawiatury alfabetycznej) 
• łącznik nierozdzielający: Ctrl+Shift+- (minus z klawiatury alfabetycznej) 
• półpauza: Ctrl+num- (minus z klawiatury numerycznej).

Przy korzystaniu z jednolitego szablonu aktów prawnych można uruchomić makroinstrukcję czyszczenia tekstu (dla całego tekstu lub jego części). Wprowadza ona w tekście zmiany, które zwykle poprawiają jego podział na wiersze. W szczególności w oznaczeniach jednostek redakcyjnych oraz po jednoliterowych spójnikach, a także wewnątrz liczb i bezpośrednio po nich zwykłe spacje są zastępowane spacjami nierozdzielającymi. Łączniki są zastępowane sekwencjami łącznika opcjonalnego i nierozdzielającego.

W Wordzie przy wpisywaniu tekstu w tabeli znak Tab służy do przejścia do kolejnej komórki tabeli. Aby wstawić znak tabulacji, należy użyć skrótu klawiszowego Ctrl+Tab.

Użytkownik może wprowadzić dodatkowy podział wiersza wewnątrz akapitu za pomocą tzw. miękkiego podziału wiersza. W Wordzie służy do tego skrót klawiszowy Shift+Enter. Należy z tego korzystać bardzo ostrożnie, na przykład wtedy, gdy akapit zawiera długi odsyłacz internetowy (hiperłącze), który powinien znaleźć się w osobnym wierszu.

W dokumentach (projektach aktów prawnych) tworzonych na podstawie jednolitego szablonu w Wordzie części wstążki poleceń służące do zmiany atrybutów znaków i akapitów są przeniesione do zakładki „Zablokowane”, a użytkownik nie ma do nich dostępu.

Warto opracować style na użytek własny albo całej instytucji, np. dla raportów, sprawozdań czy innych dokumentów. Nawet przy tworzeniu nietypowego dokumentu warto zdefiniować style dla tytułów rozdziałów i podrozdziałów, cytatów i innych podobnych akapitów. Edytory definiują kilkadziesiąt stylów domyślnych (np. w Wordzie styl Nagłówek 1 określa proponowany wygląd tytułu rozdziału). Użytkownik może je zmieniać.

Zależnie od ustawionych opcji w Wordzie można stosować miarę albo metryczną (milimetry lub centymetry), albo typograficzną (punkty – 1 punkt to 1/72 cala). Odstępy między wierszami i akapitami zawsze są wyświetlane w punktach, wcięcia i rozmiar marginesów – zależnie od ustawienia opcji. Użytkownik może wprowadzić dowolne jednostki, opisując je mianami: mm, cm albo pkt (lub pt, zależnie od wersji edytora). Warto jednak wiedzieć, że np. Word zawsze przelicza milimetry na punkty i zaokrągla wszystkie podane wielkości do 1/20 pkt. Oznacza to, że wielkości podane w milimetrach nie będą potem dokładnie odtworzone. Zwykle nie stanowi to problemu, ale przy bardzo precyzyjnym rozmieszczaniu tekstu, np. w tabeli, bezpieczniej jest korzystać z punktów.

W tradycyjnym druku, gdy wszystkie odstępy między wierszami były identyczne, wcięcie akapitowe stosowano w celu wyraźnego oznaczenia początku akapitu. Pomijano je w pierwszych akapitach rozdziałów, gdy miejsce rozpoczęcia akapitu i bez wcięcia było oczywiste. Obecnie coraz częściej zamiast tego stosuje się dodatkowy odstęp między akapitami. 

W jednolitym szablonie nie stosuje się automatycznego numerowania pozycji w listach (punktów i liter). Szablon jest przystosowany przede wszystkim do Worda, a mechanizm automatycznego numerowania jest tam bardzo złożony i łatwo się w nim pogubić. Dotyczy to zwłaszcza aktów prawnych, w których powszechnie występują wielopiętrowe hierarchie punktów i liter, na przykład w przypadku cytatów nowelizacyjnych. Poza tym standardowy edytor nie pozwala tworzyć numerów takich jak 3a albo zaab, przewidzianych w Zasadach techniki prawodawczej. Numery trzeba więc wpisywać ręcznie, choć szablon ułatwia to dzięki makroinstrukcji automatycznego przenumerowania. Makroinstrukcja ta pozwala także numerować artykuły (paragrafy) i działa zgodnie z Zasadami techniki prawodawczej.

W Wordzie przy ustalaniu interlinii należy wybrać jedną z opcji „dokładnie” lub „co najmniej”. Bezpieczniejsza jest ta druga, ponieważ powoduje ona automatycznie zwiększenie odstępu, gdy w wierszu znajdą się większe znaki (np. symbole graficzne).

Atrybut „razem z następnym” może być ustawiony w stylach definiujących tytuły; niestety nie można tego zrobić w przypadku list. Na przykład wprowadzenie do wyliczenia punktów ma styl artykułu lub ustępu, ale artykuł czy ustęp w innym miejscu nie jest wprowadzeniem i nie może być „sklejony” z następnym akapitem (także artykułem lub ustępem). Ponieważ w tekstach powstałych na podstawie jednolitego szablonu użytkownik nie może samodzielnie zmieniać atrybutów akapitu, jedna z makroinstrukcji ustawia te atrybuty, biorąc pod uwagę kontekst akapitu.

W niektórych przypadkach wygląd dokumentu w trybie prostej adiustacji może nie być identyczny z wyglądem po zaakceptowaniu wszystkich zmian. Na przykład po usunięciu przypisu (ale przed ostatecznym zaakceptowaniem tej zmiany) numer usuwanego przypisu nie zostanie „zwolniony” do ponownego wykorzystania. Na przykład po usunięciu przypisu nr 2 kolejny przypis nadal będzie miał nr 3, aż do chwili zaakceptowania zmiany. Dlatego na wszelki wypadek już po zaakceptowaniu zmian w dokumencie należy zweryfikować jego poprawność.