7. Podstawy typografii i zasady korzystania z jednolitego szablonu

Wygląd tekstu zawsze ma wpływ na jego czytelność. W przypadku tekstów typowych jest dodatkowo ważne, żeby zawsze wyglądały tak samo – dlatego wszystkie akty prawne ogłaszane w dziennikach urzędowych korzystają z takiej samej czcionki i mają taki sam układ na stronie (na przykład odległości między wierszami i między akapitami). Zasada ta nie dotyczy tylko załączników, takich jak tabele lub wzory dokumentów. 

W epoce przed powszechnym użyciem komputerów jedyną istotną postacią aktu prawnego, podobnie jak każdego innego dokumentu, była jego postać papierowa. Liczył się tylko ostateczny wygląd, a nie sposób jego otrzymania. Obecnie teksty przygotowywane w postaci cyfrowej także są często drukowane i ich postać papierowa musi spełniać wymagane standardy (wielkość czcionki, podział na strony, marginesy itp.). Wiele osób woli korzystać z takiej właśnie postaci. Jednakże taki tekst ma także swoją postać cyfrową, zapisaną w pliku komputerowym. Ten plik można przeglądać na ekranie monitora, a osoby niepełnosprawne mogą go odczytywać lub odsłuchiwać za pomocą odpowiednich czytników. I – co być może jest najważniejsze – pliki można ponownie wykorzystać do tworzenia poprawionej wersji dokumentu (albo do nadania innego wyglądu, np. dostosowanego do szerokości ekranu). Plik cyfrowy może także być automatycznie przetwarzany przez programy komputerowe; w przypadku aktów prawnych można w ten sposób tworzyć bazy danych aktów podzielonych na jednostki redakcyjne, tworzyć teksty ujednolicone itp. 

Przy tworzeniu dokumentu w postaci elektronicznej jest więc istotny nie tylko wygląd po wydrukowaniu na papierze, lecz także sposób zapisu w pliku. 

Wszystkie funkcje edytora są dostępne za pośrednictwem wstążki poleceń, mogą także być wstawiane do paska narzędzi szybkiego dostępu, wyświetlanego zwykle na górze okna edytora. 

Użytkownik może również zdefiniować tzw. skróty klawiszowe, czyli sekwencje klawiszy, których naciśnięcie generuje znak (np. dla znaku paragrafu można zdefiniować kombinację prawy klawisz Alt i litera P) lub uruchamia jedną z funkcji. Przy opisie skrótów klawiszowych będziemy stosowali popularną konwencję, w której poszczególne znaki łączy się znakiem dodawania. Tak więc Alt+X oznacza naciśnięcie klawisza X przy naciśniętym klawiszu Alt, a Ctrl+Shift+spacja – naciśnięcie spacji przy naciśniętych klawiszach Ctrl i Shift. 

Aby ujednolicić sposób przygotowywania projektów aktów prawnych, w 2012 r. w Rządowym Centrum Legislacji opracowano jednolity szablon aktów prawnych. Jego pełna funkcjonalność jest dostępna w Wordzie, ale sam szablon może być wykorzystany także przez inne edytory tekstów. Szablon określa cechy tekstu na poziomie znaków (krój i wielkość czcionki) oraz akapitów (wygląd poszczególnych jednostek redakcyjnych). Obowiązek stosowania jednolitego szablonu w administracji rządowej wynika z decyzji Stałego Komitetu Rady Ministrów z 4 października 2012 r., a na podstawie dwustronnych porozumień korzystają z niego także legislatorzy w Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu i Kancelarii Prezydenta RP. 

Edytory oferują mechanizmy, które pozwalają przygotować tekst tak, aby wyglądał zgodnie z oczekiwaniami po wydrukowaniu, ale także aby zachowywał prawidłowy wygląd nawet po dokonaniu zmian. Zapewne nikt już nie naciska klawisza Enter na końcu wiersza – każdy wie, że klawisz ten służy do podziału tekstu na logiczne akapity, natomiast podział akapitu na wiersze odbywa się automatycznie. Jest jednak kilka innych typowych sytuacji, w których autorzy tekstu często nie wykorzystują istniejących możliwości, stosują natomiast środki, które wprawdzie pozwalają osiągnąć oczekiwany wygląd, ale powodują problemy po zmodyfikowaniu tekstu, rozmiaru strony lub innych podobnych parametrów. 

Podstawowymi elementami składowymi dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej, które mają wpływ na jego wygląd i czytelność, są atrybuty czcionki (czyli wygląd poszczególnych znaków w tekście) oraz atrybuty akapitów. 

Czcionka

Korzystając z edytora tekstu i ekranu albo drukarki, mamy do dyspozycji wiele różnych czcionek różniących się kształtem (krojem pisma). Dzielą się one na szeryfowe (z niewielkimi kreskami na końcach) i bezszeryfowe (bez takich kresek), a także na jednoelementowe (szerokość kreski w każdym znaku jest taka sama) i dwuelementowe (szerokość kreski się zmienia). Zwykle czcionki szeryfowe są jednocześnie dwuelementowe – najpopularniejszą taką czcionką jest Times New Roman. Z kolei czcionki bezszeryfowe są zazwyczaj jednoelementowe, tak jak Arial. Tę książkę złożono bezszeryfową jednoelementową czcionką Calibri Light. 

Tradycyjnie w druku stosowano czcionki szeryfowe dwuelementowe, dlatego czcionka Times New Roman jest używana przy ogłaszaniu aktów prawnych w Polsce i stanowi podstawę jednolitego szablonu aktów prawnych. Użytkownik nie może tego zmienić. Można natomiast samodzielnie dobierać czcionkę w innych dokumentach, a także w załącznikach do aktów prawnych (programach, raportach itp.). Należy to jednak robić z umiarem i rozsądkiem. Najbezpieczniej będzie w jednym dokumencie korzystać tylko z jednego kroju czcionki. Jeśli istnieją powody do używania w celu wyróżnienia fragmentów tekstu (np. tytułów) innego kroju, to należy dobierać czcionki należące do jednej rodziny, zwykle pochodzące od jednego autora. Firma Microsoft opracowała taką rodzinę czcionek o podobnym wyglądzie: bezszeryfowe Calibri, Candara i Corbel, szeryfowe Cambria i Constantia oraz przypominającą czcionkę maszyn do pisania (znaki o stałej szerokości) Consolas – tego typu czcionka bywa używana w instrukcjach obsługi programów komputerowych do wyróżniania tekstów wpisywanych przez użytkownika. 

Każda czcionka może być użyta w wielu różnych rozmiarach (w typografii mówi się o stopniach pisma). Rozmiar tradycyjnie określa się w punktach drukarskich – 1 punkt odpowiada 1/72 cala, czyli ok. 1/3 mm, przy czym podany rozmiar w przybliżeniu określa wysokość znaku nawiasu. Należy pamiętać, że w przypadku znaków o tym samym rozmiarze należących do różnych krojów odczucie wizualne może być różne – np. tekst zapisany czcionką Times New Roman jest wyraźnie mniejszy od tekstu zapisanego czcionką Nirmala tej samej wielkości. Zwykle w tekście przewidzianym do druku stosuje się czcionkę w rozmiarze ok. 10 pkt, natomiast w tekście o charakterze roboczym (np. projekty aktów prawnych na etapie prac legislacyjnych) – nieco większą (np. 12 pkt – taka czcionka jest zastosowana w jednolitym szablonie). Mniejszą czcionkę stosuje się w przypisach. 

W przypadku dokumentów w formie elektronicznej przeznaczonych wyłącznie do wyświetlania na ekranie komputera rozmiar czcionki ma mniejsze znaczenie – zwykle czytelnik może powiększyć lub zmniejszyć wyświetlany tekst.

 W przypadku każdej czcionki można stosować wyróżnienia:

• pogrubienie – w aktach prawnych dotyczy ono tytułów, oznaczenia artykułów (Art.) w ustawach i paragrafów (§) w rozporządzeniach; w ogłaszanych tekstach jednolitych jest stosowane w przypadku przepisów oczekujących na wejście w życie 
• kursywę – w aktach prawnych zapisuje się nią nazwy obcojęzyczne (np. bakteria Escherichia coli); w tekstach jednolitych kursywą zaznacza się przepisy, które już nie obowiązują 
• podkreślenie – dotyczy ono odsyłaczy do stron internetowych (tzw. hiperłączy), np. https://rcl.gov.pl
•  WERSALIKI – w połączeniu z pogrubieniem są stosowane do określenia rodzaju aktu i organu, który go wydaje:
   

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA CYFRYZACJI

Tekst zapisany powyżej po skopiowaniu izmianie czcionki na zwykłą (bez wyróżnień) wygląda następująco:

Rozporządzenie 
Ministra Cyfryzacji

Oczywiście ten sam efekt na papierze czy na ekranie można uzyskać, zapisując tekst wielkimi literami. Ale wówczas, jeśli będziemy kiedyś potrzebowali tytułu bez żadnych wyróżnień (np. przy tworzeniu skorowidza lub innego wykazu na stronie internetowej), to dużo trudniej będzie go uzyskać automatycznie. 

Znaki i symbole

Przy pisaniu prostych tekstów zwykle wystarczają znaki dostępne bezpośrednio z klawiatury: małe i wielkie litery alfabetu angielskiego, małe i wielkie litery alfabetu polskiego, cyfry i najważniejsze znaki interpunkcyjne. Na klawiaturze nie ma jednak kilku istotnych znaków, takich jak znak waluty euro (€), bardzo potrzebny znak paragrafu (§), a także litery obcojęzyczne (takie jak ü i Á).

Zestaw znaków dostępnych w edytorach i w innych programach oraz sposób ich zapisywania w plikach komputerowych (tzw. kodowania) zmieniał się na przestrzeni lat. Obecnie wszystkie komputery korzystają z tzw. Unikodu, czyli zestawu obejmującego wszystkie używane alfabety świata (w tym ideogramy chińskie), a także dodatkowe symbole graficzne używane w poligrafii do składania formularzy czy ogłoszeń (oraz do ozdabiania tekstów publikowanych w Internecie). 

Wersja 14.0.0, ogłoszona we wrześniu 2021 r., obejmuje 144 697 znaków. Każdy znak ma swój jednoznaczny kod, zapisywany w postaci cztero- lub pięciocyfrowej liczby szesnastkowej (tzn. z użyciem cyfr 0–9 i dodatkowo liter A–F lub równoważnie a–f). Na przykład litera Ą ma kod 0105 (zwykle zapisuje się go jako U+0105), litera ś – U+015B, znak paragrafu – U+00A7. Użyte w tej książce symbole akceptacji   ✓   i odrzucenia (błędu)   ×   mają odpowiednio kody U+2705 oraz U+274E.

Użyteczne znaki

Poza literami z obcych alfabetów, które występują w obcojęzycznych nazwach własnych, warto pamiętać o następujących symbolach występujących w typowych aktach prawnych i innych dokumentach:

Cztery ostanie znaki wymagają dodatkowego komentarza. 

Półpauza i pauza są znakami pełniącymi różne funkcje w zdaniu, co opisano w rozdziale 2.5. Oba te znaki nazywa się myślnikami. Można je stosować wymiennie, ale w jednym dokumencie należy się zdecydować na jeden z nich. W projektach aktów prawnych stosuje się właśnie półpauzę, w szczególności od półpauzy zaczyna się jednostka redakcyjna zwana tiret oraz części wspólne wyliczeń. Zgodnie ze standardem zalecanym przez Rządowe Centrum Legislacji półpauza jest także stosowana w oznaczeniach zakresu, np. lata 2014–2020, przy czym w takim przypadku wokół niej nie wstawia się spacji (odstępów). W innych przypadkach przed półpauzą i po niej zawsze są spacje. 

Łącznik (dywiz) jest znakiem wewnątrzwyrazowym (ortograficznym). Pełni dwie funkcje. Po pierwsze jest automatycznie wstawiany przez edytor w miejscu podziału wyrazu między dwa wiersze. Po drugie służy do tworzenia wyrazów złożonych, takich jak: Golub-Dobrzyń, Austro-Węgry, biało-czerwony, polsko-angielski, Pawlikowska-Jasnorzewska, 27‑krotny czy β‑karoten. Ponieważ łącznik stanowi część wyrazu, to przed nim i po nim nie wstawia się odstępów (spacji). W praktyce dywiz jest używany także jako znak minusa, choć w Unikodzie jest do tego przewidziany odrębny znak. Dywiz wstawiamy do tekstu, po prostu naciskając jeden z klawiszy oznaczonych minusem na klawiaturze (jeden jest obok plusa na klawiaturze alfabetycznej, drugi nad plusem na klawiaturze numerycznej). 

Należy pamiętać, że edytor traktuje łącznik jako dobre miejsce do przełamania tekstu na końcu wiersza, a w dwóch ostatnich przykładach (27‑krotny i β‑karoten) nie wyglądałoby to dobrze. Dlatego w takich miejscach należy skorzystać złącznika nierozdzielającego, który wygląda tak samo jak zwykły łącznik, ale nie pozwala na podzielenie wyrazu. 

Jeśli natomiast chcemy, aby wyraz w razie potrzeby był podzielony między wiersze w konkretnym miejscu, to należy wstawić tam łącznik opcjonalny. Nie jest on widoczny, dopóki nie nastąpi podział wyrazu.

Edytory mogą także zamieniać automatycznie (po włączeniu tzw. autokorekty) niektóre znaki z klawiatury na ich lepsze odpowiedniki. Łącznik wpisany między dwiema spacjami jest wówczas zamieniany na półpauzę. Po naciśnięciu klawisza z cudzysłowem na początku wyrazu (tzn. po spacji lub na początku akapitu) jest wpisywany cudzysłów otwierający, a w pozostałych przypadkach – cudzysłów zamykający. 

Połączenie łącznika opcjonalnego z nierozdzielającym zapewnia prawidłowe działanie mechanizmu podziału między wiersze wyrazów złożonych, takich jak biało-czerwony: biało-czerwony

Spacja

Spacja (odstęp) jest bez wątpienia najczęściej używanym symbolem; zwykle wpisujemy ją, po prostu naciskając długi klawisz na dole klawiatury. Taka spacja nie jest jednak traktowana przez edytor jak każdy inny znak (choć ma swój kod U+0020). Po pierwsze jest naturalnym punktem podziału tekstu na wiersze. Po drugie jej szerokość jest zmienna w przypadku tekstu z wyrównanymi obydwoma marginesami – wymagana szerokość wiersza jest uzyskiwana przez proporcjonalne wydłużanie spacji między wyrazami, o co oczywiście dba edytor. W niektórych przypadkach takie traktowanie każdej spacji jest niepożądane. 

W zwykłych tekstach, szerokich na całą stronę, nie powinno się zostawiać „wiszących” jednoliterowych spójników na końcu wierszy. Nie powinno się także dzielić między wiersze takich konstrukcji, jak: 128 m, 2023 r. lub art. 2, i oczywiście liczb, takich jak 123 456,00. Z kolei oznaczenia numerów artykułów i ustępów wyglądają lepiej, jeśli ich części składowe są zawsze oddzielone spacją o tej samej szerokości, a nie tak jak w następującym przykładzie:

     Art. 1. Tekst artykułu pierwszego.
     Art. 2. Tekst artykułu drugiego.

W powyższych przypadkach należy skorzystać ze spacji nierozdzielającej, którą edytor traktuje jak zwykły znak – nie zmienia jej szerokości i nie traktuje jej jako miejsca podziału między wiersze.

Unikod definiuje kilka dodatkowych spacji, które zawsze mają niezmienną szerokość. Mogą być użyte przy precyzyjnym składzie, np. do oddzielania inicjałów liter od nazwisk albo dzielenia liczb. Poniższa tabela zawiera opisy tych spacji, przy czym jeśli spacja jest oznaczona jako rozdzielająca, to edytor w jej miejscu może automatycznie dzielić wiersz.

Znak tabulacji

Znak tabulacji, wstawiany przez naciśnięcie klawisza oznaczonego Tab, powoduje przesunięcie dalszej części tekstu do punktu ustawienia tzw. tabulatora. Ustawienie tabulatorów jest atrybutem akapitu. Tabulatory są bardzo wygodnym sposobem precyzyjnego rozmieszczenia tekstu na stronie bez konieczności wprowadzania tabeli. Pełny opis tabulatorów wykracza poza zakres tej książki – trzeba jednak wiedzieć, że w akapitach numerowanych (punkty, litery, tiret) numer oddziela się od reszty akapitu właśnie znakiem tabulacji.

Akapity

Jak wspomniano wcześniej, tekst tworzony za pomocą edytora składa się z akapitów, stanowiących logiczne jednostki. W przypadku aktów prawnych akapitem jest każda jednostka redakcyjna, a także każda część tytułu aktu lub jego jednostek systematyzacyjnych. Podział akapitów na wiersze i ich rozmieszczanie na stronie są dokonywane automatycznie przez edytor na podstawie wskazówek podanych przez autora tekstu w postaci tzw. atrybutów akapitu.

Wygląd każdego akapitu jest określony przez zestaw atrybutów. W przypadku dokumentów tworzonych na podstawie jednolitego szablonu aktów prawnych atrybuty poszczególnych akapitów są z góry ustalone i nie mogą być zmieniane. W przypadku innych tekstów użytkownik może zmieniać część atrybutów akapitów (np. sposób wyrównania) bezpośrednio ze wstążki poleceń wyświetlanej nad tekstem, a wszystkie – za pomocą odpowiedniego formularza.

Zestaw atrybutów opisujący konkretny rodzaj akapitów (np. zawierających artykuły ustawy) można zapisać jako tzw. styl i nadać mu nazwę, a następnie szybko przypisywać zdefiniowany styl kolejnym akapitom. Każda późniejsza zmiana wprowadzona w zapisanym stylu automatycznie będzie się przenosić na wszystkie akapity, którym ten styl przypisano. Zdefiniowane style są zawsze zapisane w dokumencie, w którym zostały utworzone i do którego się odnoszą, ale mogą też być zapisane w tzw. szablonie, aby później można je było stosować w kolejnych dokumentach. 

Taki mechanizm został zastosowany w jednolitym szablonie aktów prawnych, w którym zdefiniowano style opisujące praktycznie wszystkie typy akapitów występujących w aktach prawnych. 

I tak na przykład styl:

     ART(§) – art. ustawy (§ np. rozporządzenia)

określa atrybuty akapitów zawierających tekst artykułu ustawy lub paragrafu rozporządzenia, a styl:

     CZ_WSP_PKT – część wspólna punktów

określa atrybuty akapitu stanowiącego część wspólną punktów. 

Style i szablony bardziej szczegółowo będą opisane dalej. 

Dla każdego akapitu jest określona czcionka, która jest w nim domyślnie zastosowana. W przypadku jednolitego szablonu jest to zawsze czcionka Times New Roman (12-punktowa dla projektów i 10-punktowa dla publikacji w dzienniku urzędowym). W tytule aktu prawnego oraz w niektórych tytułach jednostek systematyzacyjnych domyślnie jest zastosowane pogrubienie, dodatkowo w opisie rodzaju aktu i organu wydającego – WERSALIKI. W przypadku innych dokumentów użytkownik może na przykład określić inny krój lub większy rozmiar czcionki w nagłówkach rozdziałów.

Poniżej są opisane istotne atrybuty akapitów. Należy pamiętać, że w dokumentach utworzonych na podstawie jednolitego szablonu nie można ich zmienić.

Wyrównanie

Dla każdego atrybutu jest określony sposób wyrównania jego marginesów: tekst wyjustowany (oba marginesy wyrównane), w tzw. chorągiewkę (wyrównany do lewej lub prawej strony) lub też wyśrodkowany. Tradycyjnie w tekstach przeznaczonych do publikacji stosowano justowanie – tak właśnie są publikowane akty prawne, a więc taką wartość ma atrybut wyrównania w większości stylów zdefiniowanych w szablonie. Wyjątkiem są tytuły, które są wyśrodkowane. 

W ostatnich latach wykazano doświadczalnie, że tekst z „chorągiewką” z prawej strony jest lepiej czytelny i teraz taki sposób wyrównania stosuje się w wielu publikacjach. 

Nie należy justować tekstów wąskich, np. w tabelach. 

Odstępy

Użytkownik może ustawić odległość lewej i prawej krawędzi akapitu od marginesów (tzw. wcięcie). W przypadku aktów prawnych kolejne jednostki redakcyjne w hierarchii (artykuł/paragraf, ustęp, punkt, litera, tiret, a także części wspólne) mają tak dobrane wcięcia z lewej strony, żeby hierarchia była wyraźnie widoczna.

Obustronne wcięcia pozwalają wyróżnić fragmenty tekstu składające się z kilku czy kilkunastu wierszy, np. dodatkowe objaśnienia albo cytaty. Zwiększa to ich czytelność, zwłaszcza w połączeniu z dodatkowym wyróżnieniem, np. kursywą. 

W przypadku dokumentów przeznaczonych do dwustronnego druku (programy czy raporty) zamiast marginesu lewego i prawego wyróżnia się margines wewnętrzny (przy grzbiecie) i zewnętrzny. 

Tradycyjnie pierwszy wiersz akapitu ma tzw. wcięcie akapitowe, czyli jego początek jest przesunięty nieco w prawo względem pozostałych wierszy. Tak wyglądają m.in. artykuły (paragrafy) i ustępy w aktach prawnych. Z kolei w przypadku list (punkty, litery, tiret w akcie prawnym) oznaczenie każdej pozycji jest wysunięte w lewo względem kolejnych wierszy. Przesunięcie pierwszego wiersza jest wówczas definiowane jako tzw. wcięcie specjalne. Wartość dodatnia oznacza przesunięcie w prawo, czyli wcięcie akapitowe, wartość ujemna – wysunięcie w lewo stosowane w wyliczeniach. W tym drugim przypadku oznaczenie (numer punktu albo litera wraz z nawiasem lub półpauza oznaczająca tiret) należy oddzielić od reszty tekstu znakiem tabulacji (klawisz Tab).

Odstępy między wierszami i akapitami

Odstęp między wierszami akapitu, czyli tzw. interlinię, można określać na kilka różnych sposobów. Typografowie zwykle mówią o składzie x/y, gdzie x jest rozmiarem czcionki, a y – odstępem między wierszami wyrażonym w punktach. Zalecana interlinia zależy od kroju czcionki, szerokości kolumny, a nawet rodzaju tekstu i długości akapitu (im szerszy akapit i bardziej skomplikowany tekst z długimi wyrazami, tym interlinia powinna być większa, aby zachować czytelność tekstu). Przyjmuje się, że odstęp powinien być większy od rozmiaru czcionki o 15–30% (ale np. dla czcionki Nirmala musi być większy), a więc prawidłowy jest np. skład 10/12 (tak jest w aktach prawnych publikowanych w dziennikach urzędowych). Nie należy stosować zbyt dużej interlinii, powoduje to optyczne rozbicie tekstu i dla większości osób jest to czynnik spowalniający czytanie. 

W najprostszym przypadku interlinię można ustawić, podając po prostu wartość odstępu w punktach.

Jeśli autor przewiduje, że rozmiar czcionki w dokumencie może być zmieniany, to wygodniej jest ustawić interlinię względem rozmiaru domyślnej czcionki akapitu jako wielokrotność interlinii bazowej, która wynosi ok. 1,15 rozmiaru czcionki (menu zwykle zawiera predefiniowane propozycje interlinii pojedynczej, podwójnej i 1,5-krotnej). Oznacza to, że np. w akapicie złożonym czcionką 12-punktową z pojedynczą interlinią podstawy znaków w kolejnych wierszach będą rozmieszczone co 13,8 pkt (skład 12/13,8). Bezpieczną wartością jest wielokrotność 1,1–1,2 interlinii bazowej. Wielokrotność 1,5 jest często stosowana w dokumentach roboczych, ponieważ pozostawia miejsce na późniejsze odręczne komentarze i dopiski (tak właśnie jest zdefiniowana interlinia w jednolitym szablonie przeznaczonym do tworzenia projektów aktów prawnych – przy czcionce 12-punktowej oznacza to skład 12/20). 

Jeśli interlinia jest zdefiniowana jako wielokrotność wielkości czcionki, to zmiana wielkości domyślnej czcionki akapitu spowoduje automatyczną zmianę interlinii. Jak wspomniano wcześniej, odstępy między akapitami także należy regulować za pomocą atrybutów akapitu, a nie przez wstawianie pustych akapitów. Pozwala to dokładnie regulować wielkość odstępów. W jednolitym szablonie odstępy przed akapitami i po nich są różne dla różnych jednostek redakcyjnych – największe przed artykułami, odpowiednio duże są także przed tytułami i po nich, tak aby zachować czytelność tekstu i podkreślić strukturę aktu prawnego. 

Podstawowy odstęp między dwoma kolejnymi akapitami jest taki sam, jak ich interlinia (lub większa z ich interlinii, jeśli są one różne). Jeśli zdefiniowano dodatkowy odstęp po pierwszym akapicie lub przed drugim, to podstawowy odstęp jest zwiększany o większy z dodatkowych odstępów (nie są one sumowane!). Dodatkowe odstępy są ignorowane w przypadku, gdy akapit zaczyna się od początku strony, natomiast są stosowane, gdy akapit jest na początku komórki w tabeli. 

Podział na strony

Podział akapitów między strony jest dokonywany automatycznie przez edytor z uwzględnieniem atrybutów nadanych akapitom. W zasadzie akapity są dzielone między strony, ale zgodnie z zasadami czytelności tekstu nie powinno się pozostawiać na stronie pojedynczego wiersza akapitu składającego się z kilku wierszy. Tradycyjnie nazywa się to unikaniem „bękartów” i „wdów”. Jeśli użytkownik sobie tego nie życzy, to może ten mechanizm wyłączyć, ustawiając odpowiedni atrybut. 

Jeśli akapit ma być zawsze na stronie z następnym akapitem, to należy skorzystać z atrybutu „razem z następnym”. Jest to wygodne np. w przypadku tytułów rozdziałów lub innych jednostek systematyzacyjnych – sam tytuł składa się z dwóch akapitów, które nie mogą być rozdzielone, nie można go także oddzielać od pierwszego akapitu treści rozdziału. To samo dotyczy wstępów do wyliczenia i pierwszego akapitu listy, np. punktów czy liter, a także ostatniego elementu wyliczenia i części wspólnej. 

Można także określić, że przed akapitem ma nastąpić podział strony – ma to sens w przypadku definiowania np. tytułów rozdziałów. 

Jeśli akapit nie powinien być w ogóle podzielony między strony (np. w przypadku ważnego cytatu), to należy ustawić atrybut „zachowaj wiersze razem”. 

W jednolitym szablonie dla każdego stylu akapitu jest zdefiniowany tzw. poziom kontekstu, który określa położenie akapitu w logicznej strukturze (hierarchii) aktu prawnego. Akt prawny składa się z artykułów (poziom 2.), zawierających ustępy (poziom 3.), punkty (poziom 4.) i kolejne jednostki redakcyjne (poziomy 5. i 6.), w których z kolei mogą być cytowane fragmenty innych aktów prawnych (poziomy 7. i 8.). Poziom 1. jest zarezerwowany dla akapitów zawierających tytuły części, rozdziałów itp. Prawidłowe nadanie poziomów ułatwia szybkie przeglądanie dokumentu w trybie konspektu. Jest też ważne przy tworzeniu dokumentów, które mają być dostępne dla osób niewidomych i niedowidzących korzystających z czytników tekstu. Dla tych osób oznaczenie struktury np. przez przesunięcie lewego marginesu jest niewidoczne, natomiast czytnik informuje o aktualnym poziomie w hierarchii i pozwala np. na pominięcie tekstu aż do kolejnego akapitu danego poziomu. Można więc szybko przeglądać tytuły kolejnych rozdziałów.

Style

Autor tekstu mógłby nadawać kolejno wszystkim akapitom atrybuty zgodne z pożądanym wyglądem, jednak byłby to żmudny proces – na przykład trzeba by zaznaczać osobno każdy tytuł rozdziału i każdemu nadawać te same atrybuty. Późniejsza ewentualna zmiana wyglądu wymagałaby konsekwentnej zmiany atrybutów wszystkich takich akapitów. Aby ułatwić ten proces, edytory pozwalają podzielić go na dwa etapy: utworzenie zbioru tzw. stylów akapitowych, zapisanych niezależnie od treści tekstu, a następnie przypisanie każdemu akapitowi właściwego stylu. Styl określa opisane powyżej atrybuty akapitu, a także atrybuty domyślnej czcionki zastosowanej w akapicie. 

Podobny mechanizm można zastosować do rodzajów pisma – służą to tego tzw. style znakowe. W przypadku jednolitego szablonu zmiana wyglądu znaku polega właśnie na nadaniu mu jednego ze zdefiniowanych stylów znakowych, np.:

     _K_ – kursywa 
     _P_ – pogrubienie 
     _P_K_ – pogrubienie kursywa.

Przy tworzeniu stylów własnego dokumentu można na przykład zdefiniować styl „Wyróżnienie” jako podkreślenie i następnie nadawać ten styl wyróżnianym fragmentom tekstu. Jeśli w przyszłości zmienimy atrybuty tego stylu na wersaliki, to zmiana automatycznie będzie dotyczyć wszystkich wyróżnionych fragmentów. 

W jednolitym szablonie nazwa każdego stylu składa się z dwóch części: krótkiego symbolu zapisanego wielkimi literami i objaśnienia, np.: 

     OZN_RODZ_AKTU – tzn. ustawa lub rozporządzenie i organ wydający 
     ART(§) – art. ustawy (§ np. rozporządzenia) 
     UST(§) – ust. (§ np. kodeksu) 
     PKT – punkt 
     CZ_WSP_LIT – część wspólna liter 
     S_KARN – sankcja karna w szczególności w Kodeksie karnym.

W przypadku cytatów nowelizacyjnych wygląd akapitu zależy nie tylko od wstawianej jednostki redakcyjnej, lecz także od kontekstu, tzn. od tego, w jakiej jednostce aktu nowelizacyjnego jest wstawiany cytat i czy jednostka jest wstawiana samodzielnie czy jako część większej jednostki (np. litera wstawiana jako część punktu). Poniższe style wszystkie dotyczą wstawianej litery: 

     Z/LIT – zm. lit. artykułem (punktem) 
     Z/LIT_w_PKT – zm. lit. w pkt artykułem (punktem) 
     Z_LIT/LIT – zm. lit. literą 
     Z_LIT/LIT_w_PKT – zm. lit. w pkt literą.

Szablony

Definicje stylów i układu tekstu (np. ustawienia marginesów) zwykle mają zastosowanie do wielu tworzonych dokumentów. Można oczywiście zdefiniować jako wzorcowy zwykły plik tekstowy, a następnie otwierać go i zapisywać kopię pod nową nazwą. Łatwo się jednak wówczas pomylić i w efekcie zastąpić wzorcowy plik nową treścią. Aby uniknąć takiego zagrożenia, w Wordzie wprowadzono pojęcie szablonu. Szablon jest specjalnym rodzajem dokumentu, wyglądającym tak jak zwykły plik .docx, jednak zapisanym w pliku z rozszerzeniem .dotx (lub .dotm, jeśli zawiera definicje makroinstrukcji). 

Każdy nowy dokument jest początkowo kopią szablonu, na podstawie którego powstał – zawiera te same definicje stylów, tę samą treść (jeśli jest ona zapisana w szablonie) i taką samą wstążkę poleceń. Szablony są zapisane w specjalnym folderze zapisanym w obszarze systemowym odrębnym dla każdego użytkownika komputera. Wybór szablonu następuje w chwili tworzenia nowego pliku. 

Nowo tworzony plik ma początkowo wszystkie atrybuty takie same jak szablon. W szczególności jeśli w szablonie włączono ograniczenie formatowania – tak jak w jednolitym szablonie, to będzie ono włączone także w nowym dokumencie. W takim przypadku użytkownik nie będzie miał dostępu do atrybutów czcionki ani do atrybutów akapitów. 

Po utworzeniu dokumentu jego szablon nie jest potrzebny do modyfikowania czy drukowania dokumentu, wszystkie definicje stylów są skopiowane do dokumentu i można z nich korzystać. Do dokumentu nie są jednak kopiowane definicje makroinstrukcji, czyli dodatkowych poleceń poszerzających standardową funkcjonalność edytora i dostępnych na wstążce poleceń. Definicje te pozostają tylko w pliku szablonu, a więc – aby były one dostępne – szablon musi być zainstalowany na komputerze.

Śledzenie zmian i porównywanie wersji dokumentu

Przy korzystaniu z edytora tekstu można w pewnym zakresie zapamiętywać lub odtwarzać historię zmian dokumentu. Po zaznaczeniu opcji „Śledzenie zmian” w zakładce „Recenzja” kolejne zmiany wprowadzone do tekstu są zapamiętywane w sposób umożliwiający ich wycofanie. Rejestrowane są zarówno zmiany treści, jak i wyglądu (właściwości znaków oraz akapitów). Każda zmiana może potem być indywidualnie zaakceptowana (i staje się częścią normalnego tekstu) albo odrzucona. Można także zaakceptować lub odrzucić wszystkie zmiany w całym dokumencie albo w zaznaczonej części. Tego typu mechanizmy są dostępne we wszystkich edytorach, ale dalsza część tej sekcji opisuje funkcje Worda. 

Sposób wyświetlania i drukowania dokumentu z niezatwierdzonymi zmianami zależy od wybranych opcji. W Wordzie są dostępne m.in. następujące możliwości: 

„Cała adiustacja” – jest widoczna zarówno pierwotna wersja dokumentu, jak i wprowadzone (niezatwierdzone) zmiany. Dodany (nowy) tekst jest zaznaczony kolorową czcionką, usunięty tekst – kolorową czcionką i przekreśleniem. Zmiany formatowania są zapisane w komentarzach na marginesie (albo pod tekstem, zależnie od wybranych opcji). Jeśli dokument zmieniało kilka osób, to zmiany wprowadzone przez każdą z nich są oznaczone innym kolorem. Można wówczas ograniczyć wyświetlanie zmian tylko do tych wprowadzonych przez konkretną osobę (konkretne osoby). Ten tryb pozwala ocenić i zweryfikować wprowadzone zmiany, ale obniża czytelność tekstu i oczywiście zmienia rozmieszczenie tekstu na stronach. Zwykle korzysta się z niego w trakcie wprowadzania zmian i przy ich ocenie w trybie roboczym. 

„Prosta adiustacja” – jest widoczna taka wersja dokumentu, jak gdyby wprowadzone zmiany były już zaakceptowane (czyli wersja ostateczna). Poprawia to czytelność tekstu i umożliwia ocenę podziału na wiersze i strony. Zwykle w tym trybie dokonuje się ostatecznej weryfikacji tekstu przed zatwierdzeniem zmian. 

Zwykle użytkownik może w dowolnej chwili samodzielnie zaakceptować wprowadzone zmiany. Jeśli zmiany muszą być zaakceptowane przez inną osobę (np. przełożonego), to należy zablokować tę możliwość. Służy do tego opcja „Prześledzone zmiany” pola „Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu” w formularzu ograniczenia edycji (opcja „Ochrona” w zakładce „Recenzja”). Po wybraniu tej opcji i wymuszeniu ochrony (przycisk „Tak, zacznij wymuszanie ochrony” we wspomnianym formularzu) wszystkie wprowadzone poprawki będą rejestrowane w trybie śledzenia zmian. Wprowadzonej zmiany użytkownicy nie będą mogli zaakceptować ani odrzucić (!). Będzie to możliwe dopiero po naciśnięciu przycisku „Zatrzymaj ochronę” przez osobę do tego uprawnioną. Jeśli wprowadzenie obowiązku pracy w trybie prześledzonych zmian nie jest wystarczające, przy zaczynaniu wymuszania ochrony dokumentu należy określić hasło, bez którego nie będzie możliwe zatrzymanie ochrony. 

Mechanizm śledzenia zmian jest wykorzystywany przez funkcję porównywania tekstu (funkcja „Porównaj” z zakładki „Recenzja”). Wynikiem porównania jest dokument, w którym w trybie śledzenia są pokazane zmiany, których wprowadzenie w dokumencie oryginalnym doprowadziłoby do powstania wskazanego dokumentu skorygowanego. Jeśli na przykład w dokumencie skorygowanym brakuje pewnego fragmentu dokumentu oryginalnego, to w dokumencie porównania będzie to zaznaczone jako usunięcie tekstu (kolor i przekreślenie). 

W wyświetlanym formularzu określa się oryginalny i skorygowany dokument (podpowiadane są nazwy ostatnio otwieranych dokumentów). Porównywane dokumenty nie mogą mieć niezaakceptowanych zmian. Przycisk „Więcej” powoduje wyświetlenie dodatkowego menu, pozwalającego określić, jakie różnice między dokumentami będą uwzględniane przy porównywaniu. Zawsze są uwzględniane zmiany tekstu (wstawienia i usunięcia). Pozostałe pozycje warto początkowo zaznaczyć, ale jeśli wykrytych zmian jest zbyt wiele i utrudniają one skupienie się na istotnych różnicach, to można z nich zrezygnować. Na przykład uwzględnianie zmian formatowania zwykle powoduje znalezienie bardzo wielu różnic, często niemających praktycznego wpływu na wygląd dokumentu. Także w przypadku tabel często w dokumencie stanowiącym wynik porównania Word wskazuje, że cała tabela została zastąpiona nową – trzeba wówczas porównać je ręcznie. Opcja „Biały znak” określa, czy są rozróżniane różne rodzaje spacji oraz znak tabulatora.

Blikle A.J., Deminet J., Komputerowa edycja dokumentów dla średnio zaawansowanych, Gliwice 2021. 

Mitchell M., Wightman S., Typografia książki. Podręcznik projektanta, Kraków 2015. 

Tomaszewski A., Architektura książki, Warszawa 2011. 

Willberg H.P., Forssman F., Pierwsza pomoc w typografii, Gdańsk 2004.